Wir freuen uns, dass du dich bei uns als Trainee im aktuellen Recruitingzeitraum bewerben möchtest. Im Folgenden informieren wir dich über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung deiner Daten.  

Verantwortlich

Der Verein ist für den Umgang mit Deinen Daten verantwortlich.

VIA Studentische Unternehmensberatung e. V. 
Emil-Figge-Straße 80 
44227 Dortmund 
Telefon: +49 231 9742 – 4430 
Telefax: +49 231 9742 – 4431 
E-Mail: info@via-ev.de 

Gesetzlich vertreten wird der Verein durch den Vorstand gem. § 26 BGB. Gegenwärtig sind das Philipp Gerke, Laurine Weissner und Sebastian Huch

KONTAKTDATEN DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN 

Bei allen Datenschutzrechtlichen Fragen wird der Verein durch einen Datenschutzbeauftragten unterstützt:

Philipp Gerke
Emil-Figge-Straße 80
44227 Dortmund
datenschutz@via-ev.de

Dieser überprüft und berät den Verein im Umgang mit personenbezogenen Daten.  

Umfang der Datenerhebung

Im Rahmen des Bewerbungsformulars auf unserer Website (bereitgestellt über WordPress und das Formular-Plugin Elementor) erheben wir folgende Daten:

Erforderliche Angaben (Pflichtfelder):

• Stammdaten: Name, Vorname
• Kontaktdaten: Anschrift/Wohnort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Angaben zum Studium: Hochschule/Universität, Studiengang, aktuelles Fachsemester, angestrebter Abschluss
• Bewerbungsunterlagen: Tabellarischer Lebenslauf (Dateiupload)
• Motivation: Freitext-Angaben zu deinen Beweggründen, Interessen und deiner Motivation für den Verein

Freiwillige Angaben:

• Aktueller Notenspiegel / Leistungsnachweis (Dateiupload)
• Ergänzende freiwillige Angaben zu Vorkenntnissen, Praxiserfahrungen oder außerschulischem/außeruniversitärem Engagement

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich, um deine Eignung für die Aufnahme in das Traineeprogramm zu prüfen, das Auswahlverfahren durchzuführen und mit dir bezüglich deiner Bewerbung in Kontakt zu treten:

• Begründung der Vereinsmitgliedschaft: Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Hinblick auf den Erwerb der Vereinsmitgliedschaft.
• Einwilligung für freiwillige Angaben: Soweit du uns freiwillig zusätzliche Unterlagen oder Informationen zur Verfügung stellst (z. B. deinen Notenspiegel), erfolgt dies auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Berechtigtes Interesse an der IT-Administration: Die technische Bereitstellung des Bewerbungsformulars über unsere Vereinswebsite stützt sich auf unser berechtigtes Interesse an einem effizienten und nutzerfreundlichen Bewerbungsprozess gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Jede Bewerbung wird durch die zuständigen Vereinsmitglieder und den Vorstand persönlich gesichtet und bewertet.

Übermittlung und Zugriff innerhalb des Vereins

Deine über das Webformular eingegebenen Daten werden auf unserem Webserver zwischengespeichert und zur Sichtung in tabellarischer Form (z. B. Excel) exportiert.

• Zugriff auf deine Daten und Dokumente erhalten ausschließlich die Mitglieder des Vorstands sowie das zuständige Bewerbungs- bzw. Recruitingteam, die unmittelbar mit der Bewertung und Durchführung des Auswahlverfahrens betraut sind.
• Alle beteiligten Personen sind zur Verschwiegenheit und zur vertraulichen Behandlung der Daten verpflichtet.
• Eine Weitergabe an externe Dritte oder eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern deine personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Entscheidung über die Aufnahme erforderlich ist:

• Im Falle einer Absage: Sämtliche Bewerbungsdaten, Exporte und hochgeladenen Dateien (Lebenslauf, Notenspiegel etc.) werden vollständig und unwiderruflich 30 Tage nach Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahrens gelöscht.
• Im Falle einer Aufnahme: Wenn du als Trainee aufgenommen wirst, werden die für das Vereinsverhältnis relevanten Stammdaten in unsere reguläre Mitgliederverwaltung überführt. Hierüber wirst du zu Beginn deiner Mitgliedschaft gesondert informiert.

Datensicherheit

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine zeitgemäße Transportverschlüsselung (SSL/TLS). Dadurch können Daten, die du über das Bewerbungsformular an uns sendest, nicht von Dritten mitgelesen werden. Zudem beschränken wir den internen Zugriff auf die Bewerbungsdaten über Zugriffsbeschränkungen auf den zwingend notwendigen Personenkreis.

Deine Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen dir bezüglich deiner personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Du kannst Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von dir verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung deiner Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die unverzügliche Löschung deiner Daten verlangen, sofern die Zwecke erfüllt sind oder du eine erteilte Einwilligung widerrufst.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Du hast das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung zu fordern.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du hast das Recht, die uns bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

• Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen (z. B. bezüglich des Notenspiegels) kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft formlos widerrufen.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für unseren Vereinssitz zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf (www.ldi.nrw.de).

Kontakt zur Wahrnehmung deiner Rechte

Möchtest du eines deiner Rechte geltend machen oder hast du Fragen zur Verarbeitung deiner Bewerbungsunterlagen, wende dich bitte formlos per E-Mail an datenschutz@via-ev.de oder postalisch an unsere oben genannte Vereinsadresse.